フリーランスの経費と確定申告が楽になる支払い方法

更新日:2018/11/21
このエントリーをはてなブックマークに追加

フリーランスとして生計を立てていると、どうしても避けて通れないのが確定申告です。

1年間の売上と売上を得るためにかかった経費を申告し、各種税金を納めなければいけません。

納める税金は、売上から売上を得るためにかかった経費と適用される控除を差し引いた金額に対して課税されます。

つまり、経費が多くなるほど納める税金は少なくなるというわけです。

フリーランスの場合、売上がすなわち個人の収入の全てになるため、経費になる支出はできるだけ経費に回して節税をしたいと考えるのは当然。では、フリーランスとして働く上で経費となるのはどういった支出なのでしょうか。

今回は、経費計上できるフリーランスの支出を紹介し、経費と経費以外を仕分けるのに便利な支払い方法についても紹介いたします。

そもそも経費とは

経費とは、その収入を得るのに要した費用のことをいい、「必要経費」ということもあります。

フリーランスになったからには、自身の活動に関わる支出が全て経費のように思えるかもしれませんが、あくまで収入を得るために必要だった支出のみが経費となります。

誤った、または虚偽の経費を計上すると、税務調査で追徴されることも十分あり得ます。

さらに悪質な場合はそれ以上の責任(刑事責任含む)を問われることもあります。

しかし、ある割合は仕事に使用するけれども、他方で残りの割合はプライベートで使用するというものは、身の回りに結構あるのではないでしょうか。

例えば、パソコンや自転車などが典型です。

これらに対応するのが家事按分という概念です。

家事按分とは

家事按分では、その経費の何割がその収入を得るために関係しているのかということを設定します。

例えば、10万円のパソコンで5割を仕事用、残りはプライベート用とする場合には、家事按分比率を5割として、5万円分を経費として計上します。

家事按分比率は何割にしなければならないという定めはありませんが、実態に即した割合にすることが重要で、税務調査の対象となった場合にはその割合がふさわしいことを相応に説明できなければなりません。

例えば地代家賃の家事按分比率は2割から3割程度であることが一般的です。

経費計上する方法

支出を経費計上する方法は、個人事業主として開業届を税務署に提出しているかどうかで変わります。

開業届を出している場合は、収入が事業所得となるためきちんと勘定項目ごとにわけて計上しなければならない代わりに、青色申告が可能となり、最大で65万円(複式簿記に依らない場合は、10万円)の青色申告特別控除が受けられます。

一方で、開業届を出していない場合所得は雑所得となります。

雑所得でも経費の計算根拠を持っておく必要はありますが、こちらは形式の定めは特にありません。

ただし、その代わり青色申告のような特別控除は受けられないため、税制面では不利になる可能性が高いです。

フリーランスが経費に計上できるもの

フリーランスが支出を経費として計上する場合には「勘定科目」という概念をまず踏まえる必要があります。

要するに、その経費のカテゴリーです。

主な勘定科目

勘定科目には多くの種類がありますが、その中で特に重要と思われる科目とその具体例をご紹介します。

①地代家賃:自宅の家賃など(固定資産税は「租税公課」科目)
②水道光熱費:電気代や水道代、ガス代など
③広告宣伝費:ホームページのサーバー代やドメイン取得費用など
④旅費交通費:外部での打ち合わせや、常駐案件への交通費など
⑤新聞図書費:関連書籍や雑誌、メルマガの購読料など
⑥通信費:電話代やインターネット代など
⑦消耗品費:10万円以下のPC機器や家具など
⑧減価償却費:⑦で計上できない高額な機材

上記のほかにも租税公課や支払手数料、接待交際費などもあります。

意外なところでは、打ち合わせなどの際にコーヒーや飲食代などを支払った場合には、これらを接待交際費として計上することができます。

経費計上した証拠書類は7年間保存

経費として計上したものに関して領収書などの書類が作成されている場合、青色申告者はその書類を原則7年間保存しておかなければなりません。

電車の切符など領収証が発行されない分野もありますが、こういった分野についてはきちんとメモをとって、〇年〇月〇日に(△△という目的で)経費を使ったということが分かるようにしておくことが重要です。

フリーランスが経費に計上できないもの

経費として計上できるものもあれば、計上できないものもあります。

それは、次の3つの意味からです。

①収入との因果関係がない
②領収書を紛失している
③納税額や保険料

収入と因果関係がない

例えば嗜好品の購入などは、経費とは言えませんし、ある職種では仕事上重要なもの(例えば工具など)であっても、別の職種では関係ないというものもあります。

例えばフリーランスのライターが日曜大工のために買った工具は、ライターの仕事には関係ないので収入との因果関係がなく経費にすることはできません。

領収書を紛失している

つまり、その経費自体は十分経費に値するけれども、その出費を証明する書類がないために、経費とできない場合です。

領収証には形式の定めはなく、レシートでもよいということになっています。

領収書が発行される取引については必ず領収書をもらい、保存しておくようにしましょう。

納税額や保険料

第3は税制度による経費の解釈の相違によるものです。

所得税&住民税の経費と、健康保険の経費、また法人税の経費は実は細かく言うと別になります。

ある制度では十分経費として認められるけれども、別の制度では経費にならないものもあります。

詳細は、税理士や各種窓口、専門家にご相談ください。

経費の勘定方法

経費の勘定方法としては、現在様々なウェブサービスや会計ソフトが提供されています。

これらを利用すれば、たとえ会計の知識がなくても領収証が手元にあれば、簡単入力で経費の計上が可能です。

繰り返しますが、フリーランスとして必要な経費支出をしたと思った場合には、関連する書類は必ず7年間保存するようにしましょう。

もし、経費でないものを経費として計上した場合には、当然ながらそれは経費として認められないために、税金は再計算され、追徴課税されることがあります。

確定申告を楽にする経費の支払い方法

フリーランスを始めたばかりの方にとって、最初の関門になるのが確定申告の資料・帳簿作りでしょう。

とりわけフリーランス個人としての支出と事業としての支出がごっちゃになって仕訳が大変になる場合も多いです。

対策としては、事業用口座事業専用のクレジットカード(法人カード)を作って、支払い方法から区別することです。

事業用口座や事業専用カードの作成は手間と感じられるかもしれませんが、実際に法人カードの審査に必要な書類というのは「法人の確認書類」「代表者の確認書類」そして「口座振替依頼書」のみなのでさほど手間ではありません。

手続き自体も個人とそれほどかかる時間に違いはないため、フリーランスとして確定申告を簡単にしたいと思われる方は事業用口座と事業用クレジットカードの作成を検討してみてください。

おすすめの法人カード

フリーランスの方におすすめの法人カードが「オリコ EX Gold Card for Biz」です。

オリコ EX Gold Card for Bizなら、法人、個人事業主ともに必要書類がカード発行会社の用意する申込書と本人確認書類のみとなります。

・設立後間もなくても審査に通りやすい
・貯まったポイントが他のポイントやマイルに交換できるなど、ポイントプログラムが充実している
・コンタクトレス決済が可能(MastercardコンタクトレスまたはVisaタッチ決済)
・手間のかかる国税納付がクレジットカードででき、ポイントも貯まる(※要手数料)
・初年度年会費無料(翌年以降も年会費2000円)

上記のような特徴を持った、非常に「コスパの良い」ゴールドカードです。

2018年10月からは空港ラウンジサービスも備わり、ますます便利な法人カードとなりました。

まず1枚目の法人カードとして非常におすすめです。

まとめ

フリーランスが経費として計上できる支出は、売上を達成するために必要だった支出です。

仕事には関係のない支出は経費として計上できません。

経費支払用のクレジットカードを作り、専用の事業用口座を用意すれば、確定申告も楽になり、支出と収入の流れも把握しやすいため一石二鳥です。

また、会社が節税のためにむりやり経費を使うという話を耳にすることも多いですが、フリーランスの方にはあまりおすすめできません。

会社とは売上の規模も違いますし、経費とはいってもフリーランスにとっては自分の財産から出す支出です。

今納める税金を減らすべきか、蓄えを作っておくべきかはよくよく検討するようにしてください。

このエントリーをはてなブックマークに追加

関連記事