法人カードを使って経費精算すれば仕事の効率をアップできる

更新日:2019/05/15
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経費の精算って、正直面倒な作業だと思います。

領収書を集めて、帳簿をつけて、確定申告を行う。そうすることで正しく税金を納めることは事業を営む者として当然のことですが、この作業は1円も生み出していません。

経費精算にかかっていた時間を短縮できれば、その分本来の仕事に取り掛かることができ、仕事の効率もアップ。ひいては会社の成長につながるはずです。

そこで、法人の代表者や個人事業主におすすめしたいのが、事業専用のクレジットカード、いわゆる法人カードです。

今回は法人カードを使って経費精算を簡略化し、仕事の効率をアップさせる方法を紹介します。

法人カードで経費精算すれば仕事の効率アップ

「法人カードをわざわざ作らなくても、個人のカードで決算して良いのでは?」

そうお考えの方も多いかと思います。

しかし法人カードを作っていないことで、かかっている労力は意外と少なくありません。

ここでは以下の点について見ていきましょう。

・法人カードを持たないデメリット
・法人カードを持つメリット

法人カードを持たないデメリット

個人カードや現金を使って支払いをすることは、想像より多くの手間がかかっているんですよ。

具体的には以下の点が挙げられます。

・従業員に負担をかける
・経理の手間がかかる
・経費の使い道が不透明になる

法人カードを持たないことで経理や従業員にどう負担をかけているか、次で詳しく見ていきましょう。

従業員に負担をかける

法人カードを持たないことは従業員の負担が大きいことがデメリットです。

これには2つの理由があります。

・立替払いによる負担
・経費処理にかかる負担

法人カードを使わない場合、そのお金は一時的に従業員が建て替えることになります。

建て替えによる経費の金額が小さくないこともあるため、従業員に大きな負担になってしまいます。

立替払いによって領収書の管理も手間の元です。

法人カードを使わない場合多くの会社では、経費を1ヶ月ごとにまとめて管理するという方法がとられることが多いですよね。

1ヶ月分の領収書となると、その量は少なくなく、そのための処理にも時間を取られてしまいます。

もし経費自体が少額であっても、その場合には小口経費として申請しなければいけない会社もあります。

その手間も従業員からすると無駄な仕事の一つです。

これらの点から、領収書の量と金額にかかわらず、従業員に決して小さくない負担をかけてしまうのです。

経理の手間がかかる

法人カードを持たないことで、従業員だけではなく、経理の負担も増大します。

というのも、経理は従業員の1枚の領収書に対して、仕分けと集計などの作業をそれぞれに行なっているからです。

大きな会社になるほど、経理一人当たりが経費処理しなければいけない量が増えるため、かかる時間も膨大です。

もし従業員の一人が経理処理を行なっていないと、催促する必要があり、その分の時間も取られてしまいます。

これらの点から法人カードを持たないことは、経理の負担も増大させるということなのです。

経費の使い道が不透明になる

法人カードを持たないデメリットは経費の使い道が不透明になってしまうことです。

法人カードを持たない場合、経理が一つ一つ手作業で入力するため、人的ミスが発生してしまうことがあります。

またミスがあった場合にどこにミスがあるのか発見するのに時間がかかってしまいがちです。

さらに従業員が領収書を不正利用する可能性も。

そのような事態を把握するのに、法人カードがない場合、経理業務処理に追われてしまい、不正利用を発見しにくいことも問題になるでしょう。

法人カードを持つメリット

法人カードを持つことで、業務の効率化が図られ、様々なメリットがあります。

具体的には以下のメリットが挙げられるでしょう。

・従業員の負担が軽くなる
・管理が効率化する
・福利厚生サービスを付帯させることもできる
・ポイントが貯まる

法人カードを利用することで実はたくさんのメリットがあります。

そのメリットについて詳しく次で紹介します。

従業員の負担が軽くなる

法人カードを作ることで、従業員の負担が軽くなることがメリットです。

その理由は2つあります。

・従業員が厳禁で経費を精算する必要がなくなるから
・経費処理の必要がなくなるから

法人カードを持つことで、従業員は経費精算の際に自分の現金を使用する必要がなくなります。

そのため、従業員の持ち出し経費がなくなり、負担が軽くなります。

また法人カードを使えば、経理の元にその会計情報が自動で表示されるため、無駄な処理の手間がなくなることもメリットです。

これらのメリットにより、従業員の生産性向上にもつながることでしょう。

管理が効率化する

法人カードを持つことで、経理の会計処理が効率化することがメリットです

なぜなら、カードの利用情報を直接経理のPCに取り込めるからです。

これにより経理の作業効率が大幅に向上します。

数字入力のミスなども防止でき、従業員の経費の申告漏れや計上漏れもなくなり、キャッシュフローの管理も行いやすくなります。

その節約できた時間を経理は、その詳細な内容のチェックや不正利用がないかの確認などの時間に当てることができるのです。

以上のことから、法人カードを利用することで経理が経費処理にかかる時間が節約できるだけではなく、生産性の大幅な向上にもつながるでしょう。

福利厚生サービスを付帯させることもできる

法人カードの中には福利厚生サービスが付帯されているものもあります。

「付帯サービスなんてただのおまけでは」

そう考えがちですが、中にはかなりの優遇サービスがあるものも。

例えば付帯サービスの多さで高い人気を誇るアメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カードには、以下のようなサービスが受けられます。

・空港ラウンジなどの空港サービス利用
・海外旅行傷害保険
・国内旅行傷害保険
・提携サービスの利用割引

これらのサービスにより社員の福利厚生を充実させることができれば、社員のモチベーションアップにもつながります。

また会社が負担して福利厚生を充実させるよりコストを抑えられるため、経費削減の方法としてもおすすめです。

このような付帯機能がつくカードは年会費などがかかりますが、年会費は経費として計上することができます。

ポイントが貯まる

法人カードを利用することで、ポイントが貯まることもメリットです。

従業員が利用した経費はポイントの対象になります。

社員全員の経費をまとめると貯まるポイントも決して小さいものではありません。

これは現金で経費処理をしている時にはないメリットだと言えるでしょう。

法人カードが利用できる経費とは

「法人カードを使ってどんなものが経費にできるの?」

そう疑問をお持ちではないでしょうか。

法人カードを使って経費を処理する時、どんなものでも経費にできるわけではありません。

ここでは以下のことについて見ていきましょう。

・法人カードで経費にできるものはどんなもの?
・法人カードで個人の支出は経費にできる?

法人カードで経費にできるものはどんなもの?

法人カードで経費にできるものは現金で経費にできるものと特に違いはありません。

原則としては100%ビジネスに関係するものであれば経費として計上できます。

具体的に法人カードで経費にできるものとしては例えば以下のものが挙げられます。

・事務用品などの消耗品
・交際費
・旅費交通費

これらのものであれば、法人カードで問題なく経費にできるでしょう。

ただし大前提として、事業に関わるものでなければ以上のものであっても経費にはできません。

事務用品は会社の事業などで利用していることが前提ですし、交際費は会社の関係者とのものに限定されます。

目的外利用は税務署に見られたときに経費として認められない可能性もあります。

特に交際費は不正がしやすい部分のため、税務署のチェックも厳しくなります。

「何の目的で経費利用したのか」

この点を一度しっかり確認しましょう。

法人カードで個人の支出は経費にできる?

先ほども説明したように、法人カードでは個人的な支出を経費として計上することはできません。

ただし法人と個人の両面で利用しているものであれば、家事按分として申告することで、経費として計上する方法もあります。

家事按分とは、個人と会社の両方で利用しているものをその利用する割合に応じて経費にすることです。

家事按分として、どのくらいの割合経費計上できるかはその個人が設定できます。

この時、その割合にした合理的な理由が説明できなければ、税務署に却下されてしまう可能性もあるため、しっかりと根拠のある割合で設定しましょう。

ただし家事按分として経費処理するのは手間がかかってしまいます。

そのため、できるのであれば家事按分として処理するのは避けたほうがよいでしょう。

法人カードで決算したときの領収書

「法人カードで決算した場合、領収書は必要なの?」

そうお悩みではないでしょうか。

 

ここでは法人カードで決算した時の領収書の処理方法について見ていきましょう。

具体的には以下の流れで紹介します。

・税法上の定義
・クレジットカードの伝票は保管する
・ネットショッピングの場合も領収書を発行してもらう方が良い
・関連書類も準備しておく

 

領収書の管理は一見複雑に見えますが、要点をつかめばそれほど難しくありませんよ。

税法上の定義

経費と領収書の関係について知るのであれば、まずは税法上の定義について知っておきましょう。

税法30条によると、税法上の定義で経費として認めるためには以下の条件を満たす書類が必要になります。

・その書類の作成者の氏名又は名称
・課税資産の譲渡等を行った年月日
・課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
・課税資産の譲渡等の対価の額
・その書類の交付を受ける者の氏名又は名称が記載されていること

これを満たすのが領収書であることは間違いありません。

ただし「その書類の交付を受ける者の氏名又は名称が記載されていること」という条件は、税法49条により、以下のものであれば例外として条件を満たす必要がないとされています。

・小売業、飲食店業、写真業及び旅行業
・道路運送法に規定する一般乗用旅客自動車運送事業
・駐車場業
・上記に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行うもの

これらの条件を満たすものであれば、レシートやカード利用控えでも税法上は問題ないことになります。

クレジット売上表を保管する

クレジットカードの伝票は保管しておきましょう。

クレジットカードで経費を処理する場合、領収書は税法上の書類として認められていません。

なぜなら、クレジットカードの場合、信用取引で行われており、現金や有価証券の受領事実がないからです。

クレジット売上表は、税法上経費として認められるために必要な以下の事項の記載があります。

・法人カードを使用したお店と使用した日付
・利用額
・利用者の名前
・購入した商品の明細と金額

クレジット売上表には、税法上必要な以上のものが記載されているため、経費処理をするのであれば、この書類を保管しておけばほぼ間違いありません。

ネットショッピングの場合も領収書を発行してもらう方が良い

「ネットショッピングの場合どのように経費計上すればよいの?」

そんな人もいるのではないでしょうか。

このような場合でもできるのであれば、領収書を発行してもらうのがよいでしょう。

クレジットカードを利用すると、利用明細書が送られますが、これだけでは不十分な可能性があります。

まずはオンラインショップに問い合わせて領収書の発行ができるかどうか確認してみてください。

また注文確認や発送に関するメールは、関連書類として認められる場合があるため、こちらも削除せず残しておきましょう。

関連書類も準備しておく

関連書類もできるだけしっかりと保管することをおすすめします。

関連書類の例としてあげられるのが、以下の書類です。

・見積書
・発注書
・納品書
・請求書

これらの書類は経費処理の上では何ら関係のない書類ではありますが、今後使用する可能性もあるため、残しておくことでその後のトラブルを防げる場合もあります。

法人カード導入の注意点

「法人カードを使って経費するのに気をつけることはないの?」

という方もいるのではないでしょうか。

法人カードは導入することで、業務の効率化に大きく貢献できますが、注意するべき点もあります

その注意するべき点を押さえておかないと、経費がむしろ増えてしまうなどトラブルが起きるリスクが高まることも。

具体的には以下の点に注意しましょう。

・社内でルールを定めておく
・複数人で利用する場合、残高の確認はしっかりと行う

ではそれぞれの注意点について具体的に説明します。

社内でルールを定めておく

法人クレジットカードを作るときには、利用に社内ルールを作っておくことが重要です。

なぜなら、社内ルールを作っておかなければ、以下のリスクがあるからです。

・不正利用のリスク
・経費が増大するリスク

管理体制を整えておくことで、不正利用や経費の増大を防ぐことができます。

例えば以下のルールの作成などがおすすめです。

・貸与できる社員を限定する
・利用時に上司に報告させる
・利用範囲を制限する
・領収書を提出させる
・ポイントの利用方法をはっきりさせる

これらの対策を行っておくことで、クレジットカードの不正利用を防ぎやすくなり、メリハリのついたカード利用が可能になるでしょう。

ぜひ試してみてください。

複数人で利用する場合、残高の確認はしっかりと行う

法人クレジットカードを複数人で利用する場合、残高をしっかり確認できるようにしておかなければ、引き落とし日にお金が実は残っていなかったなんてことになる可能性もあります。

複数人でカードを利用している場合、総額がいくらになるのか把握するのはかなり難しくなります。

 

そのため、どのくらい口座に残高があるのか、どのくらいカードの利用がされているか、大まかにでも把握し、管理することが大切です。

まとめ

法人カードを導入して経費精算の簡略化ができれば、その分本来取り組むべき仕事におおくの時間を割くことができます。

つまり、ただ経費の手間が減るだけでなく、仕事の効率もアップさせることができるのです。

法人カードを導入していない方は、経費の精算時期にはとても苦労されていることと思います。

しかし、経営者や個人事業主が本当に時間をかけるべきは、経費の精算ではなくビジネスです。

みなさんもちろん「そんなことわかっている」と思ったはず。なら、ぜひとも法人カードを導入して、経費精算を楽にし、仕事の効率アップを図りましょう。

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